Assistant Administratif et Financier - Office Management (H/F)

Atlantis RH cherche un client, PME Internationale, intervenant auprès de groupes hôteliers, des principaux acteurs du luxe et du retail, de designers et d’architectes et dans le cadre de notre développement nous recherchons un Assistant administratif et financier H/F basé à Paris.

Sous la responsabilité du directeur administratif et financier, vous assistez les différents chefs de projet et responsables du siège dans la réalisation des tâches administratives et financières. En lien avec les clients, fournisseurs, collaborateurs et la direction de l’entreprise votre rôle est central dans notre organisation et votre responsabilité consiste à respecter les échéances des tâches récurrentes fixées par le calendrier et gérer les aléas et autres sollicitations ponctuelles liés à notre activité.

• Finance 
  • Clients :
    • Récolter les données de facturation auprès des chargés de projets
    • Etablir et transmettre les factures clients (facturation à l’avancement avec acomptes, situations intermédiaires, soldes et retenues de garantie)
    • Effectuer le suivi des règlements auprès des clients
    • Emettre et gérer les cautionnements auprès des établissements financiers (essentiellement restitution d’acompte et retenue de garantie)
  • Fournisseurs :
    • Renseigner le profil des fournisseurs dans l’outil comptable (contact, RIB)
    • Assurer le traitement et la validation des factures fournisseurs
  • Comptabilité :
    • Saisie des factures dans l’outil comptable
    • Coordination avec l’expert-comptable
    • Réaliser l’affectation analytique des factures fournisseurs
  • Reporting :
    • Suivi de l’évolution des devis
    • Suivi de l’évolution de la facturation par rapport aux prévisions
    • Préparation du reporting d’activité mensuel à partir des données de facturation 
    • Consolidation des reporting d’activité des différentes sociétés du groupe
    • Préparation du reporting projets mensuel à partir des données analytiques sur la marge opérationnelle des chantiers pour la France

• Commercial
  • Gestion des envois et enlèvements ponctuels via DHL ou autres transporteurs
  • Commande d’échantillons chez les fournisseurs
  • Créer et classer les nouveaux devis
  • Créer et classer les nouvelles commandes

• Social
  • Démarches auprès des organismes sociaux pour l’entrée/sortie des salariés
  • Suivi des temps/absences des salariés
  • Etablissement des notes de frais
  • Préparation des fiches navettes pour le cabinet social externalisé
  • Préparation des éléments et enregistrement des éléments de cotisations sociales
  • Commande des tickets restaurant et suivi de distribution aux salariés

• Administratif
  • Réception et traitement du courrier
  • Achats de matériel et fournitures de bureau
  • Classement de tous les documents concernant l’activité de la société
  • Organisation des voyages commerciaux (réservations de déplacement/logement)
  • Autres : organisation, rangement et aménagement des locaux

Relation au sein de l’Entreprise

• En liaison directe avec les dirigeants du groupe
• En liaison quotidienne avec les différents chefs de projets
• En liaison fonctionnelle avec tous les services de l’Entreprise